Obsługa zamówień w Magento 2 – statusy, faktury, wysyłka, zwroty
Kompletny przewodnik dla sprzedawców: jak przetwarzać zamówienia w Magento 2 i MageOS — od przyjęcia do realizacji wysyłki i obsługi zwrotów.
Spis treści
- Statusy zamówień w Magento 2
- Jak przetworzyć zamówienie – krok po kroku
- Wystawianie faktur sprzedaży
- Tworzenie przesyłki i śledzenie wysyłki
- Zwroty i faktury korygujące (Credit Memo)
- Często zadawane pytania
Statusy zamówień w Magento 2
Obsługa zamówień w Magento 2 opiera się na systemie statusów, które odzwierciedlają etap realizacji każdego zamówienia. Magento 2 rozróżnia dwa pojęcia: Stan (State) — systemowy etap zamówienia i Status — etykieta widoczna dla sprzedawcy i klienta.
Domyślne statusy zamówień w Magento 2:
- Pending — zamówienie złożone, oczekuje na płatność (płatność offline)
- Pending Payment — przekierowanie do bramki płatności, oczekuje na potwierdzenie
- Processing — płatność potwierdzona, zamówienie w realizacji
- Complete — faktura i przesyłka wystawione, zamówienie zrealizowane
- Closed — zamknięte po pełnym zwrocie (Credit Memo)
- Canceled — anulowane przez klienta lub sprzedawcę
- Holded — wstrzymane, wymaga ręcznej interwencji
Jak przetworzyć zamówienie – krok po kroku
Nowe zamówienia pojawiają się w Sprzedaż → Zamówienia (Sales → Orders). Możesz filtrować wg statusu, daty i sklepu. Włącz powiadomienia e-mail o nowych zamówieniach w Sklepy → Konfiguracja → Sprzedaż → E-maile sprzedaży.
Kliknij numer zamówienia, aby otworzyć szczegóły. Sprawdź: dane klienta, adres dostawy, metodę płatności i wysyłki, zamówione produkty i ich ilości oraz uwagi do zamówienia. W sekcji Payment Information zweryfikuj status płatności.
Kliknij Invoice w górnym pasku akcji zamówienia. Sprawdź pozycje i ilości, opcjonalnie dodaj komentarz i kliknij Submit Invoice. Status zamówienia zmieni się na Processing.
Po spakowaniu zamówienia kliknij Ship w górnym pasku. Wybierz produkty do wysyłki i ich ilości (w przypadku wysyłek częściowych). Wpisz numer listu przewozowego (Tracking Number) jeśli posiadasz. Kliknij Submit Shipment.
Wystawianie faktur sprzedaży
Faktury w Magento 2 są wystawiane wewnątrz systemu i dostępne dla klientów do pobrania z ich konta. Można je generować automatycznie (po potwierdzeniu płatności przez bramkę) lub ręcznie przez sprzedawcę.
Faktury są dostępne w sekcji Sprzedaż → Faktury (Sales → Invoices). Z widoku listy faktur możesz masowo drukować faktury PDF, co przyspiesza obsługę dużej liczby zamówień.
Tworzenie przesyłki i śledzenie wysyłki
Tworzenie przesyłki w Magento 2 rejestruje fakt wysyłki zamówienia i umożliwia wysłanie klientowi powiadomienia e-mail z numerem śledzenia. Magento 2 obsługuje częściowe przesyłki — jedno zamówienie może być wysłane w kilku paczkach.
W szczegółach zamówienia kliknij Ship. Na formularzu przesyłki wybierz produkty i ilości do wysłania. Jeśli wysyłasz tylko część zamówienia, odznacz pozostałe produkty.
W sekcji Tracking Information wpisz Carrier (przewoźnik, np. DPD, InPost, DHL) i Track Number (numer listu przewozowego). Kliknij Add. Numer śledzenia będzie dostępny dla klienta w jego koncie i w e-mailu z potwierdzeniem wysyłki.
Zaznacz opcję Send Email Copy of Shipment, aby klient otrzymał e-mail z informacją o wysyłce i linkiem do śledzenia. Kliknij Submit Shipment.
Zwroty i faktury korygujące (Credit Memo)
Zwroty w Magento 2 obsługuje się przez Credit Memo (odpowiednik faktury korygującej). Credit Memo może zwracać całość lub część zamówienia i inicjować zwrot płatności przez bramkę (online refund) lub odnotowywać zwrot offline.
Aby wystawić Credit Memo, zamówienie musi mieć status Processing lub Complete i wystawioną fakturę. Otwórz zamówienie w Sprzedaż → Zamówienia.
Kliknij Credit Memo w górnym pasku akcji. Wybierz produkty do zwrotu (lub zostaw wszystkie) i ich ilości. Jeśli klient zwraca część zamówienia, zmień ilości do zwrotu.
W sekcji Refund Totals sprawdź kwotę zwrotu. Wybierz Refund Online (zwrot przez bramkę płatności, np. Przelewy24) lub Refund Offline (własny przelew). Kliknij wybraną opcję zwrotu.
Często zadawane pytania
Jakie są domyślne statusy zamówień w Magento 2?
Magento 2 ma 7 domyślnych statusów: Pending (oczekuje na płatność), Pending Payment (oczekuje na potwierdzenie bramki), Processing (w realizacji), Complete (zrealizowane), Closed (zamknięte po zwrocie), Canceled (anulowane) i Holded (wstrzymane). Możesz dodawać własne statusy w Sklepy → Ustawienia → Status zamówień, aby lepiej odzwierciedlić swój proces realizacji.
Jak wystawić fakturę w Magento 2?
Fakturę w Magento 2 wystawiasz ręcznie lub automatycznie. Ręcznie: otwórz zamówienie (Sprzedaż → Zamówienia), kliknij Invoice w górnym menu, sprawdź pozycje i kliknij Submit Invoice. Automatycznie: faktura jest tworzona po potwierdzeniu płatności przez bramkę (zależy od konfiguracji modułu płatności). Wystawiona faktura jest dostępna do pobrania przez klienta w jego koncie.
Jak obsłużyć zwrot towaru w Magento 2?
Zwrot w Magento 2 obsługuje się przez Credit Memo (faktura korygująca). W szczegółach zamówienia kliknij Credit Memo, wybierz produkty do zwrotu i ich ilości, wybierz metodę zwrotu płatności (online lub offline) i kliknij Refund. Status zamówienia zmieni się na Closed. Przy włączonym RMA (Return Merchandise Authorization) klient może samodzielnie zgłosić zwrot przez swoje konto.
Zobacz też
Potrzebujesz wydajnego hostingu dla sklepu Magento 2?
Plany Magento 2 i MageOS w smartxhosting.pl zapewniają szybkie środowisko dla sklepów obsługujących setki zamówień dziennie.
Sprawdź plany Magento 2
